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日本ビジネスシステムズ株式会社
〒105-6316 東京都港区虎ノ門1-23-1 虎ノ門ヒルズ森タワー16階

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日本ビジネスシステムズ株式会社のオフィスデザイン

多様なコミュニケーションを創出するオフィス

 さまざまな業種にわたる顧客の多様なニーズに合わせて、Microsoftを中心にマルチベンダーとして最適なIT環境を提供するシステムインテグレーターの『日本ビジネスシステムズ株式会社』(以下JBS)。ハードウェア・ネットワーク、クラウドといったITインフラの整備をはじめ、アプリケーションの開発からシステムの保守まで幅広く事業を展開している。また同社は「マイクロソフト認定ライセンシング・ソリューション・パートナー(LSP: Licensing Solution Partner)」に認定されており、マイクロソフトの製品群にサードパーティー関連製品を組み合わせて様々なケースに応じて最適なITソリューションを提案している。ITの分野から各企業の効率的な業務遂行をサポートする同社は、オフィス環境に対してどのような考えを持っているのか。代表取締役社長の牧田 幸弘氏にオフィス環境に対するこだわりや想いについて伺った。

<<なぜオフィス環境へ投資したのか>>

 2014年8月に虎ノ門ヒルズ森タワーにオフィスを移転し、新たな歩みをスタートさせたJBS。1990年の創業以来、本社の移転はこれで4度目となる。今回の移転を機に、今までできなかったことや、やりたいことを全て実現させようと、新たなオフィスには様々な機能やこだわりを凝縮させたという。同社が実現したかった理想のオフィス環境とは。

牧田氏:以前のオフィスに入居してから10年以上が経過し、その間に仕事のやり方も変化して様々な面でやりにくいところが出てきました。はじめはオフィスの改装を考えたのですが、改装にあたっては通常業務と並行してフロアごとに引越しを繰り返しながら進める必要があり、やや大変だということと、加えてどうしても社員食堂を作りたいという思いがあり、虎の門ヒルズへのオフィスの移転を決意しました。移転が決まった後にプロジェクトチームを結成し、さらに各分科会を立ち上げてオフィスのファシリティ、IT環境、執務室、社員食堂など、様々な面から新オフィスの方向性について検討しました。私からもリクエストを出しつつ、プロジェクトチームのメンバーにも現場からの要望を数多く集めてもらい、それらを取り込みながら図面をアップデートしていきました。
新しいオフィス整備の方針として、まず大きい考え方が一つありました。JBSにはいくつかグループ企業があり、移転前はそれぞれのオフィスが個別にあったのですが、今回の移転ではグループ全体で一つのオフィスになるように設計しました。経理や財務の部隊は会社の垣根を越えて全て同じオフィスエリアに集約しています。マーケティング、営業、技術系などの部署も同様です。社員たちはそれぞれの会社に所属していますが、「JBSグループの社員」として会社間の壁をなくして一緒に仕事に取り組んでもらっています。重複している部分を減らして効率化を図り、また業務を遂行する上で良い方法は皆で共有できる仕組みを目指してこのような形にしました。実際には、各社の社長とグループ全体に関わる話を進めるスピードも非常に早くなりました。意思決定の早さも以前と比べると大幅に改善されています。
他に前のオフィスと大きく変わった点としては、社員食堂を新設しました。私たちのエンジニアの大半はお客様のオフィスに出向いて仕事に従事しています。そういった社員が夜自社に帰ってきて、社内メンバーとコミュニケーションを図るには会社の中に「居酒屋」があればという発想を前から持っていました。それが食堂の最大の狙いです。社員食堂を作りたいというのは、実は居酒屋を作りたかったのです。一般的な社員食堂というとランチがメインで夜は夜食が出る程度だと思いますが、私たちの食堂は夜の居酒屋がメインで、お昼にはランチも提供しているというイメージです。出先にいる社員たちが集まって、気軽にコミュニケーションを図る場として、今回お酒も飲める社員食堂を実現させました。

<<オフィス環境変革後の変化や反響>>

 これまでのオフィス環境を見直し、グループ全体として業務の効率化を図る環境を整えただけでなく、これまでできなかった新たなコミュニケーションの場として個性的な社員食堂を新設した同社。オフィスのメインユーザーである社員をはじめ、顧客や取引先の方々の反響はどのようなものだったのか。

牧田氏:今回、受付を広くしたのですが、エントランス正面に配置した水槽がお客様の目を引いているようです。中との仕切りとしてただ壁を設けるよりは水槽の方がエントランスの解放感を損なわず、アクセントになると考えました。待ち時間の間に、お客様に楽しんでいただければ嬉しいです。エントランスには上につながる階段も設けました。これは元々ビルになかったものですが、移動の利便性を考えて設置させてもらいました。この階段のおかげで、お客様を来客用会議室から、直接食堂に案内することができます。
この社員食堂については、社内外から大きな反響をいただいています。食堂は社員だけでなく、お客様やメーカーの方々にも来ていただきやすい環境を提供する意図もあります。仕事の話が終わったら「ちょっと飲んで帰りますか」と言うと、お客様を抵抗感なくお誘いできます。ここに来てから、多くの人がミーティングの時間を16時にセッティングするようになりました。打ち合わせ後、そのまま社内で早い時間からお酒を楽しめるからです(笑)。

<<「社内居酒屋」のメリット>>

 オフィスを移転する理由の一つにもなった社員食堂。夜はバーに変身して、社内にいながらもお酒が楽しめるという非常にユニークな空間だ。社内には多くの会議室や打ち合わせスペースが設けられているが、この食堂も社内外を問わず非常に有用な“コミュニケーションスペース”として重宝され、憩いの場としてだけではなく業務の円滑化に繋がることもあるという。そんな「社内居酒屋」があることのメリットとは。

牧田氏:今回の移転では、会議室を今までより相当増やしました。セミナールームも3部屋設け、その3つを繋げて大人数のセミナーや社員研修なども開催できるようになっています。執務スペースも仕事のしやすい環境を目指しました。事務系の社員以外、固定席を極力廃止して好きな場所で仕事ができるようにしています。このビルはエレベーターホールを中心にスペースが広がっていまして、窓側に個室を配置すると、中にいる社員が外の景色を見られなくなってしまうので、社内用会議室は全部ビルのコア側(内側)に配置しています。執務スペースの窓側には、誰でも使用できるベンチシートとテーブルを設けて外が見えるオープンな環境を整えました。ここは雰囲気がファミリーレストランのシートに似ているので、「ファミレス席」と呼んでいます。会議室も充分に用意しましたが、簡単な打ち合わせの場として、社員たちにはこの「ファミレス席」を活用してもらっています。
夜の社員食堂は「社内居酒屋」になり、和洋様々なお酒を取り揃えています。バーカウンターもあってソムリエの方もおりますし、フードメニューも充実していて、料亭での勤務経験がある方やパティシエの方が本格的な料理を提供してくれています。社内でお酒を提供できると様々なメリットがあります。例えばお客様とミーティングを行い、そのまま食堂で食事会になったとします。するとそのミーティングに参加していた社員だけでなく、以前そのお客様を担当していた前任の社員や普段お客様と会う機会のない事務系の社員たちも、飛び込みですぐ参加することができます。担当が変わってもお客様と繋がりを保ち続けることができますし、内勤の社員でもお客様と顔を合わせる機会が持てるのです。お客様としても電話だけの付き合いの相手より、一度でも会ったことのある方が信頼を築きやすいですよね。こうしてより上質なチームワークが育まれていきます。この効果で仕事がスムーズに回るケースが多くなりました。そういう狙いもあって社内居酒屋を開いたのですが、この部分は非常に効果が出ていると思っています。
ほかに、家族を連れてきて食堂で一緒に食事をしている社員もいますね。クリスマスには食堂でケーキビュッフェのイベントを開催するなど、毎月多様なイベントを企画しています。食堂には友人を招いても構いませんし、社員には「自由な憩いの場」として使って欲しいと思っています。社外のお客様の中には、食堂にボトルキープをしていただいている方もいるんですよ。ボトルキープはいつでもウェルカムです(笑)。今後、セミナースペースも含めて外部の方を交えたイベントなども積極的に展開していくつもりです。

<<今後取り組みたいオフィス環境づくり>>

 今回の移転で、機能面・コミュニケーション面を中心にオフィス環境をこれまでより飛躍的に拡充させたJBS。現在のオフィスをフルに活用しながら、引き続き社員の働きやすい環境づくりを目指していくという同社の、今後の展望や環境づくりに対する考えを伺った。

牧田氏:今回の移転で社内のインフラはある程度整備することができたと考えています。今のオフィス環境は、デスクの占有率、会議室の利用状況などにも余裕があり、社員が3~4割増えてもまだ大丈夫なキャパシティがあります。
また、社内のITインフラも充実させ、Microsoft のLyncを用いて社外にいる社員や外回りの多い営業マンがモバイルなどを活用して情報を共有しながら社内の人間とすぐに打ち合わせができるようにしています。また、例えば子育てをしている社員が自宅から仕事に参加することも可能です。社員の多様なライフワークに合わせて柔軟な仕事ができるように、ハード面だけでなく人事制度や社内のルールづくりなどソフト面の充実を進めていきたいと考えています。

<<Pick Up>>  “ここが、JBSらしさ”

■最先端を走るIT環境
IT関連事業のリーディングカンパニーである同社には、社員たちが業務を進める上で便利なITツールが数多く導入されている。各会議室には各自のPC端末の画面を表示させるモニターが完備されているほか、会議室以外の場所でも気軽に打ち合わせができるように各PC端末間で互いの画面を共有できるLyncシステムも実装。さらに同社はフリーアドレス制のため誰がどこにいるかわからないという課題を解決するために、PCやスマホが接続するWifiアクセスポイントから、誰が今オフィスのどこにいるのかを把握できるシステム「IRUCA」を活用するなど、移転してからオフィスのIT環境についてもバージョンアップを図っている。

■家族で楽しむ「JBSファミリーフェスティバル」
JBSグループ全体で毎年実施されているイベント「JBSファミリーフェスティバル」。このイベントは毎年趣向を変えて開催されており、2014年はパシフィコ横浜を会場に、様々な屋台や各種アトラクションを取り揃え、リレーやクイズ大会などの企画で盛り上がったという。社内親睦の一環としてグループの垣根を越えて楽しめるだけでなく、社員の家族も一緒に楽しめるイベントとして親しまれている。

■社員同士のチームワークを育む部活動
同社やグループ企業内には8つの部活動があり、各部が様々な活動を展開している。本格的な活動をしている「野球部」をはじめ、「サッカー部」「テニス部」など運動系の部活も多い。こうした活動を通して社員同士の絆やチームワークが育まれ、それが業務の上でも活かされている。